Gestione delle Segnalazioni Whistleblowing

FAQ Whistleblowing

Chi può segnalare?

I dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso Arco Spedizioni S.p.a.; i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso Arco Spedizioni S.p.a.; gli azionisti e le persone di Arco Spedizioni S.p.a. con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza. Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche:

a) quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono stata acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

b) durante il periodo di prova;

c) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Cosa puoi segnalare?

Informazioni sulle violazioni aventi ad oggetto fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi) riferibili a persone di Arco Spedizioni S.p.a. o a terzi, che possano integrare:

1) violazioni a normative interne aziendali e/o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale ad Arco Spedizioni S.p.A.:

• reali e persistenti abusi di potere, corruzione, frode, furti e altri comportamenti scorretti;
• violazione di policy interne o del codice etico;
• rischi di reati su servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• sicurezza e conformità dei prodotti, anche in relazione al rischio per la salute;
• sicurezza nei settori dei trasporti ferroviari, stradali, marittimi;
• pratiche che mettono a rischio la salute e la sicurezza dei lavoratori o che causano danni ambientali;
• sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute e benessere degli animali;
• diffusione illecita di dati personali: tutela della vita privata e dei dati personali e sicurezza delle reti digitali e dei sistemi informativi.

2) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;

3) condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001 n. 231;

4) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;

5) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;

6) atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di stato);

7) atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea;

Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il segnalante abbia conoscenza, avendo lo stesso fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione. La segnalazione deve essere effettuata tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.

Come puoi inviare una segnalazione?

Arco Spedizioni S.p.A. mette a disposizione i seguenti canali di trasmissione:

• Piattaforma informatica: accessibile dal sito internet di Arco Spedizioni S.p.a. – arcospedizioni.comunicazioneilleciti.it – e dalla intranet aziendale. Tale canale è da considerarsi preferenziale in quanto maggiormente idoneo a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni;

• Posta ordinaria: all’indirizzo di Arco Spedizioni S.p.a. – Via Buonarroti n. 203 in 20900 Monza (MB)

• Verbalmente: mediante dichiarazione rilasciata dal segnalante, in apposita audizione fissata entro un termine ragionevole dall’accadimento / scoperta dei fatti da segnalare all’apposito ufficio che verrà successivamente comunicato

Perché dovresti fare una segnalazione?

Le segnalazioni possono permettere all’azienda di individuare per tempo e porre rimedio a fatti illeciti o irregolari che possono ledere l’interesse e l’integrità di Arco Spedizioni S.p.a. o di terzi.

 Il segnalante (anche se anonimo), durante la valutazione ed il periodo di istruttoria viene informato del ricevimento della segnalazione e degli esiti degli accertamenti svolti in merito a quanto comunicato.

Quali tutele Arco Spedizioni S.p.a. garantisce al Segnalante?

Nel rispetto del dettato normativo Arco Spedizioni S.p.a. garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante a partire dalla ricezione della segnalazione e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del Segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato ad Arco Spedizioni S.p.a.

In caso di segnalazione non anonima, l’Azienda mette in atto tutte le tutela possibili contro (a titolo non esaustivo)

• licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
• retrocessione di grado o mancata promozione;
• mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
• sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• note di demerito o referenze negative;
• adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
• discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;

Quali tutele assicura Arco Spedizioni S.p.a. alla persona coinvolta (eventuale persona citata nella segnalazione?)

Arco Spedizioni S.p.a. tutela i diritti delle persone coinvolte, innanzitutto assicurando, per garantire l’appropriata riservatezza, che ogni comunicazione relativa alla loro identità segua rigorosamente il criterio “need to know”.

La persona coinvolta viene informata dell’esistenza e dal contenuto della segnalazione e ne riceve copia, ad eccezione del riferimento all’identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla persona coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.

La persona coinvolta ha diritto di essere informata dall’esito dell’istruttoria, salvi i casi espressamente previsti dalla procedura aziendale in materia.

È possibile inviare una segnalazione in forma anonima?

Si, possono essere inviate segnalazioni anche in forma anonima. Anche per garantire maggiore affidabilità per questo punto, la Piattaforma digitale non è gestita da Arco S.p.A. bensi’ da soggetti terzi. Inoltre, le segnalazioni eseguite su di essa sono garantire da parametri di irriconoscibilità del Segnalante oltre che da elevati standard di sicurezza. In nessun modo è possibile, risalire all’identità del Segnalante.

Cosa fa Arco Spedizioni S.p.a. una volta ricevuta la segnalazione?

La Direttiva sul Whistleblowing prevede un massimo di 7 giorni per dare il primo riscontro al Segnalante circa l’avvenuta ricezione della segnalazione e 90 giorni per comunicare lo stadio delle indagini (in corso/chiusa)

L’azienda ha individuato nel Responsabile del Dipartimento HR, l’organo preposto alla verifica del contenuto della segnalazione e svolge attività di accertamento sui fatti segnalati per verificarne la fondatezza e consentire l’adozione di misure atte a prevenire o sanzionare le irregolarità o gli illeciti se accertati, agendo nel pieno rispetto delle norme sulla riservatezza delle informazioni, di fatti luoghi o di dati personali dei quali dovesse venire a conoscenza.

Nel caso in cui l’Organo preposto, durante o al termine dell’istruttoria, accerti un possibile reato, comunicherà immediatamente al Titolare tali circostanze al fine di presentare regolare denuncia all’Autorità giudiziaria.

Come viene garantita la protezione delle segnalazioni calunniose o diffamatorie?

Le segnalazioni calunniose o diffamatorie sono vietate e sanzionate secondo legge e, in via disciplinare, da Arco Spedizioni S.p.a.

Come vengono trattati i dati personali?

I dati personali vengono trattati nel rispetto della normativa applicabile in materia. Le informazioni relative alle finalità e alle modalità del trattamento sono disponibili sul sito internet di Arco Spedizioni S.p.a. e sulla intranet aziendale.